Cũng như bao loại đựng hồ sơ khác nhau, bao thư trắng được sử dụng khi chúng ta muốn bảo quản thư từ, giấy tờ quan trọng. Đây cũng là phương pháp giúp nhiều người bảo mật thông tin rất phổ biến từ xưa đến nay. Qua bài viết này, Văn phòng phẩm FAST xin giới thiệu đến bạn dòng sản phẩm bao thư trắng được nhiều công ty sử dụng khi đựng giấy tờ và các loại tài liệu quan trọng.

Đặc điểm của bao thư trắng

Ngày nay, có khá nhiều đơn vị sử dụng bao thư được in sẵn các thông tin của đơn vị. Tuy nhiên điều này cũng cần tốn một khoản kinh phí không nhỏ. Nếu ngân sách của bạn chưa sẵn sàng cho những khoản chi này, bạn có thể cân nhắc sử dụng bao thư trắng trong công việc. 

Bao thư trắng A4 định lượng 80gsm có thể đựng nhiều loại giấy tờ, chứng từ 

Vì phong bì thư là vật dụng bao bọc bên ngoài, nên cần yêu cầu khá khắt khe về độ dày của chất liệu giấy nguyên liệu. Không kể loại bì thư nào, chúng đều được sử dụng giấy có độ dày từ 80gms trở lên. 

Các loại bao thư trắng hiện nay

Ngày nay, bao thư trắng được phân loại theo kích thước. Chọn bao thư quá lớn sẽ gây lãng phí và trông không đẹp, nhưng sử dụng bao thư quá nhỏ sẽ không đủ chỗ cho bạn đựng giấy tờ mình cần. Vì vậy, hãy dựa vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn cho mình một chiếc bao thư có kích thước phù hợp. 

Có nhiều kích cỡ bao thư nhưng phổ biến là size A4, A5 và A7

Phong bì thư các loại được sản xuất theo nhiều kích cỡ như: Khổ A3, A4, A5, A6, A7 và phong bì kích thước tiêu chuẩn (bằng một phần ba tờ giấy A4). Những size trên được sản xuất nhằm đảm bảo nhu cầu sử dụng của các đơn vị doanh nghiệp. 

Ngoài ra, bìa thư còn được in thêm một số thông tin hoặc nội dung về doanh nghiệp đó. Đây cũng là một cách quảng bá hình ảnh cho đơn vị. Một vài loại phong bì được thiết kế thêm mặt kiếng trong suốt vào đúng vị trí tên người nhận, giúp tiết kiệm thời gian viết và tăng độ thẩm mỹ cho bức thư.

Xem thêm: Những chiếc kẹp bìa hữu ích và cách sử dụng hiệu quả

Bao thư được dùng trong việc khen thưởng

Việc khen thưởng ngày nay được một số công ty thực hiện rất tốt. Một chiếc phong thư bên ngoài món tiền lương hoặc tiền thưởng thể hiện sự tinh tế của ban lãnh đạo. Nhờ đó, giảm tình trạng ganh đua, đố kỵ và cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau. 

Một chiếc phong bì sẽ tăng thêm tính lịch sự cho món tiền thưởng tại một công ty chuyên nghiệp

Đối với một vài doanh nghiệp hiện nay trả lương bằng hình thức tiền mặt, thông thường mức lương đi kèm với tiền hoa hồng nhận được nên tiền lương mà mỗi nhân viên nhận về không giống nhau. Sử dụng bao thư có tác dụng bảo mật số tiền mà cá nhân nhận được. Bên ngoài phong thư có thể điền tên người nhận rõ ràng để tránh thất lạc. 

Chuyển phát chứng từ

Trong việc chuyển phát các loại chứng từ, sử dụng bì thư bên ngoài hỗ trợ bảo mật thông tin. Bên ngoài có thể ghi rõ tên đơn vị gửi cũng như danh tín và các thông tin liên quan đến người nhận rất thuận tiện.

Dùng phong bì thư để bảo quản chứng từ hoàn hảo hơn

Phong bì khi chuyển phát có thể được niêm phong hoặc không. Mỗi hoàn cảnh sử dụng khác nhau sẽ quyết định xem người ra sử dụng loại keo nào (hoặc không bôi) vào phần miệng sản phẩm. Bạn cũng có thể dựa vào mức độ quan trọng của chứng từ, giấy tờ bên trong mà chọn loại cho phù hợp.

Xem thêm: Các loại giấy in ấn không thể thiếu trong công ty

Lưu trữ thư từ quan trọng

Những lá thư tay hoặc các bản hợp đồng quan trọng luôn được bảo quản trong phong bì thư và chuyển phát nhanh chóng

Thư từ giúp người đọc bảo đảm thông tin đến người nhận một cách hoàn hảo. Từ xưa, khi chưa có keo dán, những nhà quý tộc sử dụng sáp nến đóng vào mặt sau bao thư để bảo đảm không có người khác đọc nó. Ngày nay, với sự phát triển của các loại keo dán, sự tiện lợi này đã thay thế phương pháp trên. Bạn có thể gửi thư đi khắp nơi mà không lo bị rò rỉ thông tin mật.

Các loại giấy tờ như: Hợp đồng, giấy chuyển tiền, biên lai, chứng từ quan trọng,... giữa các công ty luôn được bảo quản trong thư và gửi bằng đường hàng không. Dù cho có sự ra đời của các loại thư điện tử nhưng những loại văn bản cần được bảo mật cao luôn cần đến những phong thư bảo quản khi di chuyển. 

Bì thư là vật dụng đã ra đời từ rất lâu, nhưng chưa bao giờ chúng bị giảm giá trị và tầm quan trọng của mình. Qua bài viết này, Văn phòng phẩm FAST đã mang đến cho bạn những việc cần sử dụng đến phong bì cũng như các đặc điểm để bạn dễ dàng so sánh, đối chiếu các phương pháp lưu trữ và bảo mật thông tin.